Sådan skaber du et mindeværdigt møde: 3 trends du bør kende som eventplanlægger

Hvordan planlægger du et møde, der ikke bare fungerer – men huskes? I 2025 er det ikke længere nok at booke et lokale og servere en sandwich. Dine deltagere forventer nærvær, aktualitet og autencitet. For møder skal gøre indtryk og skabe værdi.

Hos MeetingVejle arbejder vi tæt sammen med vores 12 mødepartnere og følger nøje udviklingen inden for mødeturisme. Her får du tre trends, du som eventplanlægger, bør kende, med konkrete eksempler fra vores samarbejdspartnere i Vejle.

Fra møde til oplevelse – det handler om immersion

I 2025 vil deltagere ikke blot deltage, de vil opleve. De klassiske konferencer med rækker af stole og lange PowerPoints er ikke længere nok. I stedet skal du indtænke immersive møder, der har fokus på at fordybe deltagerne gennem interaktive aktiviteter og stimuleringer. Modsat traditionelle informationsmøder handler det i stedet om at få deltagerne til at følge sig mere involveret.

Sådan gør du:

• Brug unikke rammer til at understøtte dit budskab.
• Inddrag lyd, lys, natur eller kulturelle elementer som en aktiv del af oplevelsen.
• Bryd med den klassiske agenda – skab variation og pauser med mening.

Tip: Vejle Musikteater tilbyder lokaler ud over det sædvanlige med alt udstyr indenfor lyd- og lysopsætning, der matcher teaterets høje standarder. Her kan du skabe de mest magiske rammer til en mødeoplevelse i særklasse. Scenen er din.

Return on Relationships – når relationer er den vigtigste valuta

Møde- og konferenceturisme er bygget på relationer, og fremover kan Return on Relationships (ROR) blive en afgørende succesparameter. Ifølge Cvent handler ROR om at måle værdien af de forbindelser, tillid og loyalitet, som mødet skaber – ikke kun kroner og øre.

I mødeturisme er relationer netop det, der skaber langtidseffekt. Når deltagerne oplever menneskelig nærhed, gensidig inspiration og ægte dialog, er de langt mere tilbøjelige til at vende tilbage – og anbefale oplevelsen til andre.

Sådan gør du:

• Skab formater, der fremmer netværk og meningsfulde samtaler.
• Sæt rammerne for relationer – fx gennem walk & talks, rundbordsdiskussioner eller uformelle breakout-sessions.
• Følg op – relationer styrkes ikke kun under mødet, men i tiden efter.

Tip: VINGSTED aktivt hotel & konferencecenter tilbyder ikke bare moderne mødefaciliteter, men også naturnære aktiviteter og teambuilding, der giver deltagerne mulighed for at lære hinanden at kende uden for agendaen. Det er her, relationer bygges og udvikles.

(Kilde: Cvent Event Trends 2024)

Dine mødegæster craver unikke mødevenues og destinationer

Det er ikke længere kun faciliteter og teknik, der tæller. Mødedeltagere søger mindeværdige oplevelser med kant, karakter og kulturel dybde, og ikke blot standardløsninger. Det betyder, at unikke venues og anderledes destinationer vinder frem – især dem med en stærk fortælling og autentisk atmosfære.

Sådan gør du:

• Tænk uden for lokalets fire vægge og udnyt omgivelserne aktivt.
• Giv deltagerne mere end fagligt indhold – giv dem en oplevelse.
• Indtænk aktiviteter som mødepauser og den oplagte mulighed for at reflektere over dagens mange indtryk og informationer.

Tip: Midt i Danmarks vugge finder du Kongernes Jelling – et oplevelsescenter placeret ved de UNESCO-fredede monumenter og runesten. Her kan mødedeltagerne samles i historiske rammer. Kombinér mødet med en guidet tur på monumentområdet, og skab en oplevelse, som deltagerne husker længe efter sidste slide.

Læs mere om dine muligheder for at skabe et mindeværdigt møde i Vejle her.