Guide: 3 tips til at afholde mere effektive møder

Du kender sikkert scenariet. Din kalender er fyldt op med opgaver og møder, og pludselig tikker endnu en mødeindkaldelse ind. Du forbereder dig på at skulle lægge de vigtige opgaver til side til fordel for et langt og praktisk talt, ligegyldigt, møde. Og det sker ikke kun for dig. Flere og flere virksomheder drukner i en overflod af ineffektive møder. Kan du nikke genkendende til scenariet? Så læs vores tjekliste til mere effektive og givende møder.

1. Udnyt tiden bedst med en skarp dagsorden

Skab den bedste start for dit møde ved at maile en skarp og mulig agenda, mindst 24 timer før mødet. På den måde er du sikker på, at alle mødedeltagere er tunet skarpt ind på, hvad mødet handler om og om noget skal forberedes. Effektive møder handler om forberedelse fra både mødefacilitatoren og deltagerne. I sammenspil er det en fællesopgave at sikre sig, at dagsordenen bliver overholdt i løbet af mødet. Men ved at udforme en realistisk dagsordenen kan du også undgå de traditionelle fælder som overskridelse af mødet og afvigelse af de opsatte emner.

Byg dit møde op efter de fire faser: Lyt, behandle, diskuter og konkluder. I den første fase handler det om at lytte efter og behandle facilitatorens pointer. Indsæt herefter en midterfase, hvor I kan drøfte og diskutere indholdet. I sidste fase handler det om at få konkluderet på de fremlagte pointer og få truffet de nødvendige beslutninger. Her får mødefacilitatoren en vigtig rolle i løbende at samle op og sammenfatte delkonklusionerne. Udarbejd konklusionerne i et kort referat eller tildel opgaverne til deltagerne med det samme og sæt en deadline, som I senere kan følge op på.

2. Bryd isen med sjove aktiviteter

Står du overfor at skulle facilitere et længerevarende møde er det en god ide at indtænke icebreakers. Det kan både være i starten eller i løbet af jeres møde. Brug dem til at bryde isen så alle deltagere føler sig mere trygge, byd velkommen på en uformel måde eller øg energiniveauet når det begynder at dale. Mangler du inspiration? Så har vi her et par gode eksempler:

• Kombiner din icebreaker med naturen på en gåtur. Hos Vingsted aktivt hotel & konferencecenter planlægger de ofte møder, hvor naturen er inviteret med som gæst. Pauser med bevægelse kan nemlig være med til at give fornyet energi og fokus.
• Opnå mere ærlige og åbne samtaler med en Speed Dating icebreaker.
• Elsker du quizzer kan en virksomhedsquiz være den oplagte icebreaker. Test dine kollegaers viden og se om rent faktisk kender firmaet.

3. Gør det nemt for dine mødedeltagerne

Sæt de bedste rammer for deltagerne ved at have styr på praktiske detaljer som transport og parkering. Brug mindre tid og bekymring på transport og gem koncentrationen til mødet. Vedhæft en kort guide til at komme til mødelokationen som ekstra hjælp til dine mødedeltagere.

Står du overfor at skulle afholde et møde i Vejle er det let at komme hertil uanset om du ankommer i bil, tog eller bus. Ankommer du med tog eller bus ligger Vejle Station centralt placeret midt i byen, tæt på flere af vores mødesteder. På den måde slipper du for at skulle tænke på at vandre byen tyndt.

Skulle du ankomme i bil kan du tilgå byen fra både Østjyske Motorvej, E45 og Midtjyske Motorvej. Og med over 1.400 parkeringspladser i Vejle midtby er det altid til at finde en parkeringsplads. Også med plads til elbiler.

• Find to timers gratis parkering i bl.a. parkeringshuset Tróndur, Albert og på toppen af citycenteret, Bryggen.
• Hos Vejle Center Hotel kan du ved ankomst få en gratis parkeringsbillet i receptionen.
• Ønsker du et mødested uden for byen kan du hos Hotel Vejlefjord finde mere end 300 gratis parkeringspladser, samt ladestationer til Tesla og andre elbiler.

Ønsker du at afholde mere effektive møder? Så download vores guide hvori vi giver dig vores syv tips til at planlægge det perfekte møde.